Schulbücherei digital verwalten mit Microsoft Access

Wie kann man eine Schulbücherei digital aufbauen und verwalten? Dazu findet man im Internet einige Ideen, teilweise auch teure Spezial-Software. Dabei lässt sich eine einfache Datenbank für vorhandene Bücher leicht selbst erstellen, auf Wunsch auch das Ausleihsystem digitalisieren. Eine Anleitung für die digitale Schulbibliothek mit Microsoft Access gibt’s in diesem Blog-Artikel. Außerdem stelle ich Dir meine Vorlage für Deine Grundschule oder Schule als Download zur Verfügung.

Ich erkläre Dir hier in Kürze, wie ich eine passende Datenbank mit Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten erstellt habe. Im Idealfall kennst Du Dich schon mit 👉🏻 Microsoft Access aus und kannst alle Schritte gut nachvollziehen.

Noch einfacher klappt’s mit meiner voll funktionsfähigen Vorlage. Du kannst die Datei aus meinem ⭐ Mitgliederbereich bei Patreon herunterladen, sofort in Access öffnen und für die Schulbücherei Eurer Grundschule oder Schule anpassen.


Tabellen für die digitale Schulbibliothek erstellen

Meine Datenbank in Microsoft Access besteht im Kern aus drei Tabellen:

  • eine Tabelle für alle Bücher in der Schulbibliothek
  • eine Tabelle für die Namen der Schüler*innen
  • eine Tabelle für die Ausleih-Vorgänge

Schließlich wollen wir mit dem Datenbank-Tool nachhalten können: Wer hat wann welches Buch ausgeliehen – und noch nicht zurückgebracht?

Tabelle und Formular für Bücherbestand

Wie bei Datenbanken üblich, arbeite ich mit bewährten Kürzeln. So heißt meine erste Tabelle in der Access-Datei tblBuecher. Ich habe mir zuerst überlegt, welche Daten zu jedem Buch gespeichert werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel Titel und Autor, Verlag und Erscheinungsjahr, die ISBN-Nummer sowie eine Kurzbeschreibung.

In der Entwurfsansicht bestimme ich die dazugehörigen Felder mit ihrem jeweiligen Datentyp. Bei der Benennung orientiere ich mich an gängigen Konventionen für Datenbanken. Du kannst die Felder aber auch anders nennen.

Tabellenentwurf für Bücher in der Entwurfsansicht
Tabellenentwurf für Bücher in der Entwurfsansicht

Um die Bücher bei der Ausleihe aus der Schulbücherei einfacher zuordnen zu können, ergänze ich noch ein Feld für die Buchcover. Die Grafikdateien lassen sich in der Datenbank als Anlage speichern. Du kannst sonst aber auch auf Bilder im Internet verlinken.

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Man wird in Access schnell dazu verführt, jetzt direkt Daten in der Tabelle einzugeben. Das möchte ich benutzerfreundlicher handhaben und dafür gleich ein Eingabe-Formular erstellen. Ich zeige Dir jetzt schon mal, wie mein fertiges Formular frmBuecher in Access aussieht, damit Du eine Vorstellung vom Ergebnis hast.

Formular zum Eingeben von Buchinformationen
Formular zum Eingeben von Buchinformationen

Diese Eingabemaske basiert nicht direkt auf der oben erstellten Tabelle, sondern auf einer Abfrage. Ich habe mir angewöhnt, alle Bearbeitungen von Daten in Access über Abfragen zu lösen. Abfragen verweisen auf die Original-Daten. Meine Abfrage sortiert außerdem schon alle eingegebenen Buchtitel alphabetisch in aufsteigender Reihenfolge, also von A bis Z.

Abfrage mit aufsteigender Sortierung
Abfrage mit aufsteigender Sortierung

Wenn ich aus der Abfrage ein Formular erstelle, fügt Access alle Eingabefelder für die Daten automatisch ein. Ich kann die Felder in der Entwurfsansicht frei anordnen und das Design auf Wunsch anpassen. Das Eingabefeld für die automatisch vergebene ID habe ich deaktiviert.

Formularentwurf in Microsoft Access
Formularentwurf in Microsoft Access

Dieses Formular ist jetzt voll funktionsfähig. Nach dem Speichern kann ich damit nacheinander die Informationen zu allen Büchern eingeben, später auch nach Büchern in der Schulbibliothek suchen. Die eingegebenen Daten werden als Datensätze in die eigentliche Tabelle übernommen.

Tabelle mit Daten
Tabelle mit Daten

Schülerdaten eingeben

Eine Tabelle für Schülerdaten ist in Access noch schneller erstellt. Ich erfasse in dieser Vorlage nur Vorname und Nachname. Du kannst die Tabelle tblPersonen später erweitern, zum Beispiel um Felder für Geburtsdatum, Klasse und Kontaktinformationen.

Die dazugehörige Abfrage hat eine Besonderheit: Für die spätere Auswahl lasse ich Vorname und Nachname in einem weiteren Feld automatisch zusammensetzen. Man muss diese Kombination also nicht händisch eingeben, und der Datensatz wird nicht unnötig aufgebläht.

Abfrage für Schülerdaten
Abfrage für Schülerdaten

Das Feld perZusammen setzt sich in der Abfrage also einfach wie folgt zusammen:

perZusammen: [perName]+", "+[perVorname]

Für die Eingabe der Schülernamen habe ich außerdem eine andere Art von Formular gewählt. Beim oben gezeigten Bücher-Formular zeigt Access ja pro Datensatz eine Seite an. Bei diesem Formular mit Mehreren Elementen sehe ich alle Datensätze auf einer Seite – dank Abfrage wieder alphabetisch sortiert.

Formular für Schülernamen
Formular für Schülernamen

Tabelle für Ausleihen mit Verweisen

Jetzt wird’s knifflig! Mithilfe meiner ⭐ Vorlage im Mitgliederbereich solltest Du die folgenden Zusammenhänge in Microsoft Access aber gut nachvollziehen können.

Alle Ausleihvorgänge in der Schulbücherei wollen wir digitalisieren. Sie sollen dafür in einer dritten Tabelle erfasst werden: Wer hat wann welches Buch ausgeliehen und zurückgebracht? Außerdem habe ich im Formular ein Feld für Anmerkungen hinzugefügt.

Ausleihformular für die Schulbibliothek
Ausleihformular für die Schulbibliothek

Natürlich muss man Titel und Schülernamen hier nicht nochmal händisch eingeben. Das wäre im Alltag viel zu fehleranfällig. Stattdessen greifen die Felder in der Tabelle tblAusleihe auf die oben erstellten Datensätze zu und bieten die vorhandenen Einträge als Auswahl an.

Access verweist hier also nur auf die jeweilige ID der Bücher und Schüler, statt nochmal alle Informationen in Textform zu speichern. Dafür nutze ich Kombinationsfelder mit der entsprechenden Datensatzherkunft.

Kombinationsfeld mit Datensatzherkunft qryBuecher
Kombinationsfeld mit Datensatzherkunft qryBuecher

Auch im Formular frmAusleihe mache ich aus den beiden Feldern für Buch und Schülername jeweils ein Kombinationsfeld mit der entsprechenden Datensatzherkunft. Natürlich soll im DropDown-Menü nicht die ID, sondern der Buchtitel bzw. der Schülername angezeigt werden. Das löse ich über die Anzeige der Spalten im Eigenschaftenblatt.

Spaltenbreiten im Eigenschaftenblatt anpassen
Spaltenbreiten im Eigenschaftenblatt anpassen

Dieses einfache Formular sollte nun schon ausreichen, um Ausleihvorgänge in der Schulbücherei nachzuhalten. Du kannst den Aufbau meiner Access-Datei mithilfe meiner ⭐ Vorlage im Mitgliederbereich im Detail nachvollziehen. Das wird Dir beim Ausprobieren viel Zeit sparen!

Stefan Malter mit Laptop

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Berichte in Access: Welche Bücher fehlen?

Ein Bericht lässt sich in Microsoft Access so einfach erstellen wie ein Formular – meist aus einer bestehenden Abfrage. Der Unterschied ist, dass man in einem Bericht keine Daten ändern kann.

Der Report rptAusleihe in meiner Vorlage listet alle Ausleihvorgänge in der Schulbibliothek auf. So können Lehrer zum Beispiel digital nachvollziehen, welche Schüler sich für welche Bücher interessiert haben.

Bericht in Access: alle Ausleihen in der Schulbibliothek
Bericht in Access: alle Ausleihen in der Schulbücherei

Viel wichtiger finde ich aber einen Bericht über alle Bücher, die noch nicht zurückgebracht wurden, bei denen also das Datumsfeld für die Rückgabe leer ist. Dafür erstelle ich einfach die neue Abfrage qryAusleiheOffen, die auf der Tabelle tblAusleihe basiert. Unter Kriterien trage ich bei ausZurueck den Hinweis „Ist Null“ als Filter ein.

Abfrage mit Kriterium "Ist Null"
Abfrage mit Kriterium „Ist Null“

Ein neuer Report, der auf dieser Abfrage basiert, spuckt jetzt nur die Datensätze aus, bei denen kein Rückgabedatum eingetragen wurde. Die dazugehörigen Schüler*innen kannst Du nun an die vermissten Bücher erinnern.


Was geht noch? – Ideen für die digitale Schulbibliothek

Ich habe diese Vorlage bewusst sehr einfach gehalten, damit Du die Funktionsweise in Access gut nachvollziehen kannst. Mir fallen noch viele Möglichkeiten ein, wie Du das Ausleihsystem für die Schulbibliothek noch verbessern könntest:

  • Gestalte die Formulare so, dass sie zum Design Eurer Schule passen, vielleicht mit einem Logo und anderen Farben. Für den Einsatz in der Grundschule würde ich zum Beispiel größere Schriften wählen und hübsche Grafiken einfügen.
  • Um welche Informationen könntest Du die Tabellen noch ergänzen? Sicher wäre es sinnvoll, zu den Schülernamen noch die aktuelle Klasse und die Kontaktdaten zu kennen. Bei den Büchern könntest Du zum Beispiel hinzufügen, zu welchem Genre sie jeweils gehören, für welche Schulfächer sie sich eignen und in welchem Regal sie stehen.
  • Benutzerfreundlicher wird das Ausleihsystem vielleicht, wenn Du unterschiedliche Formulare fürs Ausleihen und fürs Zurückbringen erstellst. Sie basieren natürlich auf derselben Tabelle in der Datenbank.
  • Auch aus den Abfragen und Berichten lässt sich mehr herausholen: Lass Dir zum Beispiel anzeigen, welches Buch am häufigsten ausgeliehen wird und welche Schüler*innen im vergangenen Schuljahr die wenigsten Bücher ausgeliehen haben.
  • Hat Eure Schule eine 👉🏻 Lizenz für Microsoft 365 Education? Access unterstützt den Online-Speicher SharePoint und kann alle Datensätze in der Cloud speichern. So hast Du von jedem Ort aus Zugriff auf den Bücherbestand in Eurer Bibliothek.

Vorlage für digitale Schulbücherei als Download

Lade Dir meine Vorlage für die Schulbücherei aus dem ⭐ Mitgliederbereich bei Patreon herunter. Als Mitglied findest Du dort noch viele weitere hilfreiche Downloads für Schule und Unterricht.

Du kannst die Datei mit Microsoft Access öffnen und darfst sie frei bearbeiten. Die Beispieldaten in den Tabellen helfen Dir beim Ausprobieren. Du kannst sie später jederzeit löschen oder ersetzen.

Welche Ideen hast Du noch, um das Ausleihsystem für die Schulbibliothek zu verbessern? Ich freue mich über jeden Vorschlag als Kommentar unter diesem Blog-Artikel!

2 Gedanken zu „Schulbücherei digital verwalten mit Microsoft Access“

  1. Nach so etwas habe ich schon lange gesucht. Unsere Schule hat kein Geld für ein teures Programm plus Equipment übrig.
    Eine Frage habe ich dazu noch – habe mit Access bisher nicht gearbeitet, da ich den Vorteil für Schule/Klassenleitung bisher nicht gesehen habe: kann ich eine Online-Übersicht über die Bücher für die Kolleg:innen bereitstellen, so dass alle einen Überblick über grundsätzlich angeschaffte Bücher bekommen können? Vielen Dank, für diese tolle Einsatzmöglichkeit

    Antworten
    • Hallo Melanie, ganz lieben Dank für Dein nettes Feedback. Darüber freue ich mich wirklich sehr – und ja: Für so eine Schulbücherei braucht man nicht immer irgendein teures Zusatzprogramm kaufen. Man kann die Access-Datei auch toll erweitern.
      Zu Deiner Frage: Man könnte zum Beispiel die Bücherdaten alle automatisch per Microsoft 365 in der Cloud speichern, also auf dem SharePoint. Das unterstützt Access automatisch, wenn man sich mit einem Benutzerkonto verbindet. So können alle online auf die Bücherliste zugreifen. Einen kurzen Hinweis dazu findest Du auch oben im Artikel. Viele Grüße aus Dortmund – und viel Freude mit der Vorlage! Stefan Malter

      Antworten

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