OneNote in Schulen: Mythen, Lügen, Halbwissen

Dass so viele Lehrer und Schüler gerne mit OneNote arbeiten, mögen manche Kritiker gar nicht. Immer wieder stoße ich im Internet auf Halbwissen und Falschaussagen – manchmal sogar bewusst via Social Media gestreut, um zufriedene OneNote-Nutzer zu verunsichern. Zugegeben: Mit diversen Entscheidungen und schlechter Kommunikation hat es uns Microsoft in den vergangenen Jahren nicht leicht gemacht, alle Entwicklungen nachvollziehen zu können. Egal ob Du OneNote-Fan bist oder die Microsoft-Software generell ablehnst: In diesem Blog-Artikel kläre ich die wichtigsten Fragen und Mythen rund um die Nutzung von OneNote in Schule und Unterricht – mit Fakten statt Falschaussagen!

Wenn Du die Arbeit mit OneNote von Grund auf kennenlernen möchtest, dann empfehle ich Dir mein Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin zeige ich Dir Schritt für Schritt, wie Du Dein Unterrichtsmaterial in digitalen Notizbüchern erstellen, organisieren, verteilen und präsentieren kannst.

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Mythos 1: OneNote und der „Lock-In-Effekt“

In einem längeren Artikel kritisiert das Online-Portal heise.de, dass es bei der Nutzung kommerzieller Software zum sogenannten „Lock-In-Effekt“ kommen kann. Lehrkräfte würden sich abhängig machen, wenn ihre Inhalte nur innerhalb einer bestimmten Software genutzt werden können. Als Beispiel für ein „geschlossenes System“ wird dort auch OneNote genannt.

Fakt ist:

  • Wer Unterrichtsmaterial wie Texte, Bilder und Zeichnungen in OneNote speichert, kann diese mit der Desktop-Version problemlos exportieren und dann in anderen Programmen nutzen. Originär klappt der direkte Export von Seiten und Abschnitten zum Beispiel als Word- oder PDF-Dokument. Diese lassen sich jeweils auch in freier Software öffnen und anderweitig bearbeiten. Die Funktion findest Du im Datei-Menü unter Exportieren.
  • Je nach Umfang kann man Inhalte natürlich auch einfach per Copy-/Paste-Funktion kopieren und so in anderen Programmen einfügen. Das Senden von OneNote-Seiten per E-Mail ist ebenfalls möglich, aber für diesen Zweck wohl eher unpraktisch.
  • Oft gefragt: Wenn Lehrer oder Schüler die Schule wechseln, können sie ihre digitalen Notizbücher komplett „mitnehmen“ bzw. in ein anderes Benutzerkonto umziehen. Dann empfiehlt sich der Einfachheit halber der Export ins proprietäre Dateiformat als Paket.
  • OneNote gibt es schon seit 2003. Ich kenne kein vergleichbares Programm, das mit dem Funktionsumfang von OneNote mithalten kann. Dass eine Software irgendwann nicht mehr weiterentwickelt oder eingestellt wird, kann natürlich passieren. Das gilt aber auch für jede nicht-kommerzielle Open-Source-Software, wie zahlreiche Beispiele aus der Vergangenheit zeigen. Hand aufs Herz: Würdest Du darauf wetten, dass die aus dem Boden gestampften Schulportale der Bundesländer dauerhaft weiterentwickelt und die Dienstleister dahinter weiterfinanziert werden? Ist sicher geklärt, ob und wie Du Deine mühsam erstellten Inhalte dann anderweitig verwenden kannst? 🤔

Fazit: Wer will, kann in OneNote abgelegte Informationen jederzeit exportieren und außerhalb der Software nutzen. Von einem „Lock-In“-Effekt kann hier deshalb aus meiner Sicht keine Rede sein.

Eine weitere Stärke von OneNote ist übrigens, dass es auf nahezu allen Geräten und Betriebssystemen nutzbar ist – also nicht nur mit Windows 10, sondern dank Apps bzw. Web-App auch mit Android, iOS und Linux.


Mythos 2: OneNote wird bald eh eingestellt!

Dass sich dieses Gerücht hartnäckig hält, hat Microsoft selbst mitverschuldet. Vor einigen Jahren hatte man angekündigt, die Desktop-Version zugunsten der Windows-App im Microsoft Store nicht mehr weiterzuentwickeln. Die Kommunikation lief unglücklich. Viele Fachmedien haben die Entscheidung als „das Ende von OneNote“ interpretiert. Bis heute werde ich regelmäßig von besorgten Nutzern darauf angesprochen.

Fakt ist:

  • Die Entscheidung wurde 2020 sowieso revidiert. Die Entwickler bei Microsoft haben angekündigt, den Fokus ab sofort wieder auf die Desktop-Version von OneNote zu legen. Das empfiehlt man auch Nutzern. OneNote ist längst wieder ein fester Bestandteil der Installation von Microsoft Office.
  • Als Microsoft MVP stehe ich monatlich mit den Entwicklern in Redmond in Kontakt. So viel darf ich verraten: Sie investieren gerade viele Ressourcen in die Weiterentwicklung von OneNote – zum Beispiel auch im Zusammenspiel mit Microsoft Teams und anderen Office-Apps. Zunächst arbeitet das Team vor allem daran, die Desktop-Version im Hintergrund auf den neuesten Stand zu bringen. Diese wird auch explizit für die Nutzung empfohlen.
  • Vor allem das Education-Team bei Microsoft ist seit einigen Jahren sehr aktiv und investiert viel: Immer mehr Schulen und Bildungseinrichtungen weltweit nutzen OneNote. Die Community ist um ein Vielfaches gewachsen, OneNote gilt als etablierte Plattform. Ich kann mir nicht vorstellen, dass man diesen Status freiwillig aufgeben würde.

Meine Einschätzung: Zur Zeit deutet nichts darauf hin, dass OneNote eingestellt werden soll. Im Gegenteil: Die internen Pläne der Entwickler lassen mich hier mehr als optimistisch schreiben, dass OneNote noch eine spannende Zukunft vor sich hat. Ich hoffe, die Bemühungen werden bald öffentlich sichtbarer. Bis dahin müssen wir wohl mit der Irritation rund um die verschiedenen Versionen von OneNote leben.

Übrigens: Alle Artikel in diesem Praxis-Blog kannst Du kostenlos lesen. Ich freue mich sehr, wenn Du meine Arbeit unterstützt und mir einen Kaffee spendierst … Vielen Dank! ☕😉

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Mythos 3: OneNote ist nur mit Cloud nutzbar!

Das ist das Lieblings-Argument der Datenschützer: Man könne OneNote-Notizbücher nur in der Cloud OneDrive speichern. Das sei rechtlich problematisch. Ob das aber wirklich so sein muss, möchte ich hier schrittweise auflösen.

Fakt ist:

  • OneNote lebt vom Zusammenspiel mit anderen Personen und der Synchronisierung über mehrere Geräte hinweg. Richtig ist: Zugunsten dieser Vorteile hat Microsoft seine Cloud OneDrive als bevorzugten Speicherort für digitale Notizbücher definiert. Mit den OneNote-Apps für Windows 10, Android und iOS kannst Du tatsächlich nur auf Notizbücher in der Cloud zugreifen.
  • Mit der vollständigen Desktop-Version von OneNote konntest und kannst Du Notizbücher schon immer lokal speichern, also zum Beispiel auf der Festplatte Deines Dienstlaptops bzw. irgendwo in einem Netzwerk. So handhaben es viele Firmen, die OneNote schon immer ganz ohne Cloud nutzen. Den lokalen Speicherort wählst Du jeweils aus, wenn Du ein neues Notizbuch erstellst.

Fazit: Du kannst OneNote offline nutzen, also komplett ohne Cloud, zum Beispiel um Unterrichtsmaterial zu erstellen und zu organisieren. Du kannst lokale Notizbücher dann allerdings nicht online mit Schülern und Kollegen teilen und auch nicht auf mobilen Geräten einsehen.

Übrigens: Der Datenschutz regelt den Schutz personenbezogener Daten. Das finde ich richtig und wichtig und sinnvoll, wie ich in diesem Blog schon ausführlich klargestellt habe. Wenn Du OneNote aber ausschließlich als Ablage für pädagogische Inhalte wie Arbeitsblätter, Lesetexte und Tafelbilder nutzt, musst Du datenschutzrechtlich sowieso keine Bedenken haben – auch nicht beim Speichern in der Cloud.

Wie Lehrer*innen mit OneNote viel Arbeit, Zeit und Nerven sparen können, erfährst Du in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erkläre ich Dir u. a., wie Du multimediale Inhalte und ganze Websites in OneNote ablegst und wie das Zusammenspiel mit Microsoft Teams als Kommunikationsplattform klappt.

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21 Gedanken zu „OneNote in Schulen: Mythen, Lügen, Halbwissen“

  1. Beim Lock-In-Effekt geht es doch nicht darum, ob man Informationen (per Copy/Paste) rausholen kann oder nicht.

    Die Abhängigkeit entsteht durch die Nutzung – womöglich sogar ganzer Einrichtungen wie Schulen. Wenn dort alle OneNote nutzen, sich die Dokumente darüber austauschen und bearbeiten, wird ein Wechsel des Systems mit einem proprietären Standard eines Anbieters immer schwieriger. Da sind dann Abläufe eingespielt und der Aufwand, zu Wechseln wird irgendwann als viel zu hoch beschrieben.

    Da heißt es dann irgendwann: Wir können da jetzt nicht im laufenden Betrieb Wechseln. Jetzt haben sich alle eingearbeitet, da müssten wir wieder alle umschulen. Dann funktioniert hier und da doch etwas mit dem Transfer der Daten nicht sauber und man muss Programmieraufwand in die API-Schnittstelle stecken. Usw.

    Deswegen heißt das im amerikanischen auch Vendor-Lock-In.
    Die Frage ist ja, ob ich von jemandem Dritten abhängig bin, der damit und daraus kommerziellen oder wettbewerbliche Vorteile ziehen kann (für sich – nicht für mich).
    Im Gegensatz zu zum Beispiel einer eigenen Infrastruktur, von der ich natürlich auch „abhängig“ bin (im Sinne von darauf angewiesen sein). Aber dann eben von mir selber, meiner eigenen Software, die ich kennen, verwalte und auch verändern kann.

    Es ist daher am Lock-In-Effekt sehr vorbei argumentiert, diesen auf z.B. offene oder eben eigene Systeme (wie die Schulportale der Länder) übertragen zu wollen.
    Wenn die beschriebenen Effekte der Etablierung einsetzen, ist es bei ein OneNote eben ein Vendor Lock-In und bei einer landeseigenen Schulcloud hat man keinen Dritten, von dem man abhängig ist.

    Antworten
    • Vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich teile Ihre Einschätzung nicht. Zum einen nicht, weil die Inhalte eben nicht wie oft behauptet in OneNote „gefangen“ sind (siehe auch Kommentare von Frederic). Zum anderen sind Schulen und Ministerien auch bei allen zur Verfügung gestellten freien Tools von Dritten abhängig, zum Beispiel Dienstleistern. Es sind keine „eigenen Systeme“, die von Ihnen „selber“ verwaltet werden. Da machen wir uns m. E. etwas vor.

      Das Problem der Einarbeitung und Gewöhnung an eine Software sowie den riskanten Transfer von Daten verstehe ich. Aber auch das ist bei jeder anderen Lösung der Fall und sorgt im laufenden Betrieb für Herausforderungen.

      Machen wir uns doch ehrlich: Entweder hat man ein grundsätzliches Problem mit kommerzieller / professioneller Software in Schulen – oder eben nicht. Für beide Meinungen gibt es Argumente.

      Antworten
      • Deswegen sage ich ja, dass das Argument nicht dasjenige ist, dass die Daten gefangen sind. Am Ende kann man auch einen Screenshot mit Texterkennung machen.
        Es geht darum, vom Betreiber abhängig zu sein.

        Und tatsächlich ist das bei landeseigener Infrastruktur eben nicht der Fall. Da existieren eigene Rechenzentren. Und es ist möglich, diese Schulplattformen oder andere landeseigene Systeme unabhängig zu migrieren.

        Bei OneNote wäre man da immer auf Microsoft oder von diesem bereitgestellte Möglichkeiten angewiesen.

        Nun kann man natürlich sagen, dass kein Land die technischen Bauteile der Server selber baut in seinen Rechenzentren. Aber es ist halt da auch nicht auf einen Anbieter (z.B. für Festplatten oder Kabel) angewiesen.

        Kommerziell oder nicht, ist daher nicht die Frage. Es ist ja auch möglich, ein Produkt kommerziell zu erwerben, im weiteren Betrieb aber nicht abhängig zu sein.

  2. Noch zwei Anmerkungen zum Thema „Lock-In“:

    1. Das Dateiformat von OneNote ist öffentlich dokumentiert. Die Doku kann kostenlos und ohne Registrierung direkt hier heruntergeladen werden: https://docs.microsoft.com/en-us/openspecs/office_file_formats/ms-one/73d22548-a613-4350-8c23-07d15576be50

    2. Auf die Cloud-gespeicherten Notizbücher kann man mit der ebenfalls öffentlich dokumentierten und zugänglichen Microsoft-Graph-API sehr einfach und komfortabel zugreifen und z. B. die Notizbuchseiten als HTML herunterladen. Siehe dazu: https://docs.microsoft.com/de-de/graph/api/resources/onenote-api-overview?view=graph-rest-1.0

    Antworten
    • Sehr bemerkenswert.

      Die Tatsache, dass man die Schnittstelle/API mit Zugriffsmöglichkeit anbietet (natürlich in Abhängigkeit von Microsoft, da der Quellcode des Programms nicht frei ist) und gleichzeitig den Nutzer bei den Apps in die eigene Cloud zwingt und keine Exportmöglichkeit anbietet, zeigt ja nun überdeutlich die Strategie des strategischen Lock-In-Versuchs gegenüber den Anwendern.

      Man nennt sowas: Whitewashing.

      Antworten
      • Niemand wird zur Nutzung der Cloud, zur Nutzung der Apps oder generell zur Nutzung von OneNote gezwungen. Dass OneNote keine Open-Source-Software ist, sollte auch klar sein. Die Export-Möglichkeiten sind im Artikel beschrieben und dank Frederic im obigen Kommentar sogar um eine weitere Möglichkeit bereichert. Ihre Meinung und ablehnende Haltung ist jetzt ausreichend deutlich geworden, denke ich.

  3. Hallo,
    Ich habe eine Frage zu Mythos 1.
    Wo gibt es die Linux Version von OneNote?
    Ich habe sie noch nicht gefunden und würde sie gerne mal testen.
    Nach meiner Erfahrung kann die OneNote App max. 5 DIN A4 Seiten in eine PDF Datei umwandeln. (Den Fehler merkt man erst wenn man die Datei wieder öffnen muss.)
    Bei der Desktop Version ist das nicht.

    Antworten
      • „P3X OneNote is an open-source note-taking application that runs your Microsoft OneNote in Linux. It was created with Electron and runs in desktop as a separate browser process independent of any browser.“

  4. Lock-In (Mythos 1) und Cloud (Mythos 3):
    Ich habe ein iPad als Dienstgerät bekommen. Wenn ich OneNote nutze und dann ein anderes iPad bekomme, kann ich dann alles einfach mitnehmen?
    Oder bin ich dann abhängig von Microsoft und muss über seinen Cloud-Dienst synchronisieren? Dann müsste ich da einen Account anlegen (Datenschutz) und wenn der in ein/zwei Jahren Geld kostet, bin ich wieder abhängig?

    Die Schüler bekommen auch nur mobile Geräte. Wenn wir die Microsoft-Cloud nicht nutzen, wie können die dann ihre Notizen auf neue Geräte oder von ihren Mitschülern übertragen? Also so, dass sie sie auch wieder mit OneNote bearbeiten können?

    Antworten
    • Wie im Artikel beschrieben: Entscheidend ist, wo Sie OneNote-Notizbücher speichern und welche App-Version Sie nutzen. Wenn Sie die iPad-App oder den Browser nutzen, entscheiden Sie sich ja dafür, Inhalte online in der (Schul-?)Cloud abzulegen. Diese können Sie dann auch auf einem neuen iPad synchronisieren.
      So wie Sie es beschreiben, gibt es bei Ihnen offenbar eine Abhängigkeit vom iPad, das ja generell App-basiert ist und sehr begrenzt Zugriff aufs eigentliche Dateisystem zulässt.
      Dasselbe gilt für Ihre Schüler. Wenn diese nur mobile Geräte nutzen, greifen sie mit den Apps auch auf die (Schul-?)Cloud zu.

      Antworten
      • Und wie bekommt man die ganzen Daten auf ein anderes iPad?

        Oder kann ich OneNote dann gar nicht auf iPads benutzen (ohne von der Microsoft-Cloud abhängig zu sein)?

        Das wäre ja ein ziemlich großer Lock-In-Effekt. Dann könnte ich es in der Schule ja gar nicht nutzen.

      • Wenn Sie vom iPad abhängig sind, können Sie OneNote-Notizbücher nicht lokal speichern – wie im Artikel beschrieben. Dafür benötigen Sie die Desktop-Version.

      • Das ist doch keine Abhängigkeit vom iPad. Das wäre doch mit einem Android-Gerät genauso.
        Und es ist eine Entscheidung von Microsoft (nicht Apple), OneNote so zu programmieren.

        Das ist doch offenbar der Versuch, darüber die Leute in das eigene Ökosystem zu locken. Sie sind eben dann doch abhängig (Lock-In-Strategie).

      • Wie im Artikel beschrieben: Die Grundstrategie ist laut Microsoft Cloud-basiert, um das Teilen und gemeinsame Arbeiten an den Notizbüchern zu ermöglichen. Über die Restriktionen der mobilen Apps – oft auch begründet im jeweiligen Betriebssystem – sollte man vor der Nutzung auf jeden Fall Bescheid wissen. Mit der Desktop-Version können alle Inhalte lokal gespeichert und in andere Formate exportiert werden.

      • Dann ist es also doch einen „Strategie“ von Microsoft.

        Darüber, Dass in Schulen vor allem mit mobilen Geräten gearbeitet wird, dürfte Microsoft Bescheid wissen. Produkte dann gezielt so auszurichten und zu beschränken (sogar untereinander: Transport von OneNote mobil zu OneNote Desktop) ist genau das, was mit Lock-In-Strategie gemeint ist.

        Bestehende, technische Möglichkeiten, die Anwendungen anders und unabhängiger vom eigenen Ökosystem zu programmieren, werden bewusst nicht genutzt.
        Dies ist eben keine Entscheidung des Anwenders und es kann auch nicht unabhängig von Microsoft geändert werden. Man ist abhängig – locked-in.

      • Ich teile Ihre Einschätzung nicht, bin aber auch kein Freund von Religionskriegen. Was geht und was nicht geht, habe ich oben im Artikel beschrieben. Wer sich für per se eingeschränkte Hardware wie das iPad entscheidet, sollte über die Möglichkeiten Bescheid wissen.
        Da alle Inhalte mit der Standard-Version lokal gespeichert und in andere Formate exportiert werden können, sehe ich bei OneNote keinen Lock-In-Effekt – und erst recht keinen größeren als bei vielen anderen Diensten.
        Über allem steht: Wer nicht mit OneNote arbeiten möchte, muss nicht mit OneNote arbeiten.

    • Hallo Elly,

      meines Wissens funktioniert die iPad-Version von OneNote auch ohne Microsoft-Cloud mit einem selbst betriebenen Sharepoint-Server als Datenspeicher. An der synchronisierungsbasierten Funktionsweise ändert sich dadurch nichts, d. H. die Notizen bekommt man ganz einfach auf ein neues Gerät, indem man sich dort wieder mit seinem Sharepoint-Benutzer anmeldet. Auch geteilte Notizbücher zur Kollaboration mit Mitschülern sind meines Wissens darüber möglich.

      Mit der Desktop-Version von OneNote für Windows habe ich das auch schon selbst erfolgreich ausprobiert. Wegen der für meinen Geschmack zu großen Lock-In-Effekte bei Apple besitze ich aber kein iPad (ja das ist kein Witz oder Sarkasmus).

      Antworten

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