OneNote: Notizbuch teilen und freigeben

OneNote ist eine wunderbare Software, um Unterrichtsmaterial zu erstellen und sich selbst zu organisieren. Zusätzlich eignet sich OneNote auch für die Zusammenarbeit mit Kollegen oder den einfachen Austausch von Informationen mit Schüler*innen und Eltern. Du kannst Deine digitalen Notizbücher gezielt freigeben und mit anderen Personen teilen. Wie das mit OneNote funktioniert und was Du als Lehrer*in dabei beachten solltest, erkläre ich Dir in diesem Blog-Artikel.

Solltest Du OneNote von Grund auf kennenlernen wollen, empfehle ich Dir mein Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin lernst Du das Notizbuch-Programm und viele weitere Apps für Schule und Unterricht kennen – einfach erklärt und mit vielen Beispielen.

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Geteilte OneNote-Notizbücher für Schule und Unterricht

Gerade Lehrende können von gemeinsamen Notizbüchern in OneNote profitieren und dort Inhalte bequem miteinander austauschen:

  • Manche Kolleg*innen pflegen gemeinsame Notizbücher für Unterrichtsmaterial zu einem bestimmten Fach, Thema oder Projekt. Jeder kann sie mit eigenen Ideen, Entwürfen und Unterlagen füllen und bei Bedarf darauf zugreifen – dank Cloud sowohl in der Schule als auch von zu Hause aus.
  • Eine Fachschaft könnte ein gemeinsames OneNote-Notizbuch erstellen, um darin Notizen, Protokolle und sonstige Informationen digital für alle Beteiligten freizugeben.
  • Du könntest ein digitales Notizbuch für die bevorstehende Klassenfahrt anlegen. Alle beteiligten Kollegen – vielleicht auch Schüler*innen und Eltern – finden darin stets alle aktuellen Infos zu Reise, Unterkunft, Verpflegung und Tagesprogramm.

Dir fallen sicher noch viele weitere Zwecke innerhalb der Schulorganisation ein, für die sich geteilte Notizbücher anbieten. Wie Du verschiedenste Inhalte in OneNote einfügst, zeige ich Dir ausführlich in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.


Notizbuch teilen – nur mithilfe der Cloud

Voraussetzung fürs Teilen mit OneNote ist, dass das Notizbuch in der Cloud gespeichert ist, also in OneDrive oder SharePoint. Deshalb kannst Du Notizbücher übrigens auch für Kollegen, Eltern und andere Personen freigeben, die OneNote (noch) nicht nutzen und das Programm nicht auf dem Computer installiert haben. Sie erhalten von Dir einen Link und können dann mit jedem Internet-Browser auf die Web-App OneNote Online zugreifen, um sich die Inhalte dort anzusehen.

OneNote als Online-Version im Internetbrowser
OneNote als Online-Version im Internetbrowser

Außerdem solltest Du wissen, dass Du ausschließlich ein komplettes OneNote-Notizbuch mit anderen Personen teilen kannst, nicht nur einen einzelnen Abschnitt oder eine Seite. Überlege Dir daher schon vorher gut, wie Du Deine Inhalte in OneNote entsprechend organisierst. Vielleicht lohnt es sich der Einfachheit halber zum Beispiel, zwischen Notizbüchern für Deine persönliche Unterrichtsvorbereitung und Notizbüchern zum Freigeben von Inhalten zu unterscheiden.

Oft gefragt: Kann man ein Notizbuch in OneNote freigeben, ohne OneDrive zu nutzen? Andere Cloud-Dienste als Speicherort können zu Problemen führen, wie Du in diesem Blog schon erfahren hast.


Teilen-Funktion in OneNote Online

Das Teilen von OneNote-Notizbüchern ist ganz einfach und klappt mit wenigen Mausklicks. Öffne das in Deiner Cloud gespeicherte Notizbuch in der Web-App im Browser. Die Schaltfläche Teilen findest Du rechts oben unter Deinem Benutzernamen.

Teilen in OneNote Online
Teilen in OneNote Online

Alternativ kannst Du auch in der Menüleiste unter Datei auf Teilen klicken. Das nächste Fenster kennst Du vielleicht von OneDrive: Exakt so teilst Du auch Dokumente in der Microsoft-Cloud.

OneNote-Notizbuch teilen
OneNote-Notizbuch teilen

Lege in dem Fenster fest, wer auf die Inhalte zugreifen darf, ob das Bearbeiten der Inhalte gestattet ist und ob der Link zum Teilen irgendwann ablaufen soll. Die hier eingetragenen Kontakte erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und rufen dann das OneNote-Notizbuch per Freigabe-Link im Browser auf. Sie können die Notizbücher aber auch per Desktop-Programm oder Windows-App von OneNote öffnen.

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OneNote-Notizbuch freigeben in der Desktop-Version

„Notizbuch freigeben“ heißt die Funktion zum Teilen in der Desktop-Version von OneNote. Auch hier kannst Du entscheiden, ob andere Personen Dein Notizbuch nur anzeigen oder auch bearbeiten dürfen. So kannst Du Deinen Schüler*innen zum Beispiel Unterrichtsmaterial zur Verfügung stellen, ohne dass sie es manipulieren und bei Dir löschen können.

Klicke links oben in der Funktionsleiste auf Datei und dann auf Freigeben. Dort findest Du die wichtigsten Optionen zum Teilen Deines Notizbuchs. Vorausgewählt ist Personen einladen.

Notizbuch freigeben in OneNote (Desktop-Version)
Notizbuch freigeben in OneNote (Desktop-Version)

Soll sich die Person vorher mit einem Microsoft-Konto online anmelden müssen, um auf das OneNote-Notizbuch zugreifen zu können? Das entsprechende Häkchen sorgt entsprechend für mehr Sicherheit. Wenn Du danach auf Freigeben klickst, erhält die Person eine E-Mail mit dem Link zum Notizbuch in der Cloud.

Freigabelink für OneNote-Notizbuch erstellen

Es gibt einen weiteren Weg, um ein OneNote-Notizbuch schnell weiterzugeben – vor allem, wenn Du eine große Gruppe von Personen erreichen möchtest. Unter Freigabelink abrufen erstellst Du einen Internet-Link zu Deinem Notizbuch, den grundsätzlich jeder ohne Anmeldung öffnen kann. Du kannst den Link dann selbst streuen, zum Beispiel über einen eigenen E-Mail-Verteiler, in den Sozialen Netzwerken oder auf einer Website.

Freigabelink abrufen in OneNote (Desktop-Version)
Freigabelink abrufen in OneNote (Desktop-Version)

Wähle auch hier sorgfältig aus, ob andere Personen Dein Notizbuch nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen. Über den entsprechenden Button rechts neben der Auswahl kannst Du den entsprechenden Link in wenigen Sekunden erstellen und dann kopieren. Bedenke aber: Wer auch immer den Link in die Finger bekommt, kann die Inhalte in Deinem OneNote-Notizbuch einsehen – bis Du den Freigabelink an derselben Stelle wieder deaktivierst.


Mehr Tipps rund ums Teilen von OneNote-Notizbüchern

Bei Bedarf kannst Du einzelne Abschnitte in Deinem OneNote-Notizbuch mit einem Kennwort schützen. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Deine Schüler nicht alle Inhalte darin sehen dürfen. Das Absichern von Abschnitten ist nur in der installierten OneNote-Version auf Deinem Computer möglich. Freischalten kannst Du sie aber natürlich auch in der Web-App. Wie das funktioniert, erkläre ich Dir Schritt für Schritt in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.


Darin lernst Du auch die beliebten Kursnotizbücher ausführlich kennen, die OneNote speziell für Schule und Unterricht anbietet. Zudem erfährst Du mehr über die Handschrift-Funktionen in OneNote sowie das Zusammenspiel mit anderen Programmen wie Microsoft Teams und Outlook.

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