OneNote: Speicherorte für Notizbücher

Eine der häufigsten Fragen: Wo kann man OneNote-Notizbücher speichern? Kann man ein neues Notizbuch auch lokal auf der Festplatte speichern? Oder zwingt OneNote alle Lehrer*innen zur Nutzung der Cloud OneDrive? In diesem Blog-Artikel erfährst Du, welche Speicherorte für digitale Notizbücher in Frage kommen. Du erfährst auch, welche Vor- und Nachteile die unterschiedlichen Optionen haben. So kannst Du beim Speichern in OneNote selbst eine gute Entscheidung treffen.


Du kennst vermutlich schon die Logik und Struktur von OneNote: Jedes Notizbuch besteht aus Abschnitten und Seiten. Eigentlich stecken einzelne Ordner und Dateien dahinter. Darum musst Du Dich aber nicht kümmern: OneNote sorgt dafür, dass Deine Notizbücher in der Benutzeroberfläche verwaltet und visuell dargestellt werden. Du musst Dich also nicht mit einzelnen Dateien herumschlagen.

OneNote als Desktop-Version
Benutzeroberfläche der Desktop-Version

1. OneNote-Notizbuch lokal speichern (PC, Speichermedium, Server)

Trotz anderslautender Gerüchte: Man konnte und kann OneNote jederzeit problemlos ohne Cloud nutzen. Dafür benötigst Du die Desktop-Version als Teil von Microsoft Office. Mit ihr erstellst Du neue Notizbücher einfach lokal auf der Festplatte. In diesem Blog findest Du bereits eine Anleitung dafür.

Alternativ kannst Du als Speicherort zum Beispiel auch eine externe Festplatte*, einen USB-Stick oder einen Ordner im Netzwerk auswählen.

Vorteile:

  • Du hast die volle Kontrolle über Deine lokal gespeicherten Notizbücher. Nur Du kannst auf diese Inhalte in OneNote zugreifen.
  • Deshalb hast Du als Lehrer*in auch weniger Probleme mit dem Datenschutz, weil die Inhalte nur auf Deinem Gerät gespeichert sind. Der Zugriff von Fremden sollte ausgeschlossen sein.

Nachteile:

  • Du kannst Deine Notizbücher nur auf diesem einen PC öffnen und bearbeiten. Sie lassen sich nicht ohne größeren Aufwand mit anderen Geräten synchronisieren und auch nicht mit der mobilen OneNote-App auf dem Smartphone* nutzen.
  • Du kannst Deine Notizbücher nicht online mit anderen Personen wie Kollegen oder Schüler teilen und gemeinsam daran arbeiten. Das ist eigentlich ein großer Mehrwert bei der Arbeit mit OneNote.
  • Du musst selbständig regelmäßig Backups machen. Denn: Wenn Deine Festplatte defekt ist, gehen im schlimmsten Fall Deine kompletten Notizbuch-Inhalte verloren. (Das gilt natürlich auch für alle anderen Dateien auf Deinem PC. Bist Du Dir dessen bewusst und erstellst regelmäßig Sicherheitskopien?)

Übrigens: Wenn Du ein Notizbuch auf Deinem PC anlegen willst, wählt OneNote dafür in der Regel einen Standard-Ordner auf Deinem Festplatten-Abschnitt C: aus, z.B. „C:/Benutzer/Name/Dokumente/OneNote-Notizbücher“. In den Optionen kannst Du diesen Speicherort verändern.

Wie Du Sicherheitskopien Deiner Dateien auf dem PC erstellst und viele Computer-Probleme mit Windows 10 selbständig löst, erfährst Du in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.

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2. OneNote-Notizbuch in der Cloud OneDrive speichern

Microsoft hat in den vergangenen Jahren viel dafür getan, dass die hauseigene Cloud-Lösung OneDrive mit den meisten Apps und Diensten verbunden ist. So sind Deine Inhalte überall online verfügbar. Sie werden auf Wunsch auf allen Deinen Geräten synchron gehalten. Weil sowohl OneNote als auch OneDrive zu Microsoft 365 Education gehören, funktioniert das interne Zusammenspiel nahezu perfekt.

Vorteile:

  • einfache Synchronisierung auf nahezu allen Geräten wie PC, Laptop, Tablet* oder Smartphone
  • automatisches Online-Backup auf (hoffentlich) sicheren Servern bei Microsoft
OneNote als Online-Version im Internetbrowser
OneNote Online im Browser
  • keine Zusatzkosten: OneDrive ist Teil von Microsoft 365 Education. Privatpersonen können sich kostenlos registrieren.

Nachteile:

  • ggf. Registrierung für ein Microsoft-Konto notwendig
  • Vertrauensfrage: Bei OneDrive liegen Deine Notizbücher auf Servern von Microsoft. Vertraust Du der Cloud in punkto Sicherheit und Datenschutz?
  • rechtliche Bedenken: Darfst Du als Lehrer*in die Cloud nutzen? In jedem Fall solltest Du beim Hochladen sensibler und personenbezogener Daten achtsam sein. Im schlimmsten Fall können sich Fremde Zugriff verschaffen.

Übrigens: Alle Artikel in diesem Blog kannst Du kostenlos lesen. In diesem Projekt steckt viel Arbeit, Zeit und Herzblut. Vielleicht magst Du mir dafür ja mal einen Kaffee spendieren … ☕😉

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Keine Sorge: Wenn Du OneNote-Notizbücher in OneDrive speicherst, brauchst Du nicht ständig und überall eine Internetverbindung. Das Desktop-Programm synchronisiert die Inhalte mit der Cloud. Deshalb kannst Du sie bei Bedarf auch offline nutzen kannst.

Synchronisierung mit OneDrive auf mehrere Geräte
Synchronisierung per OneDrive über mehrere Geräte hinweg

Beispiel: Du kannst an Deinem PC zu Hause einen Text einfügen oder etwas korrigieren. Die Änderungen gleicht OneNote automatisch auf OneDrive online ab. Wenn Du das Notizbuch später auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone* öffnest und mit dem Internet verbunden bist, werden die Änderungen auch hier übernommen.

Übrigens: Du kannst mit der Software auf dem PC auf verschiedene OneDrive-Konten gleichzeitig zugreifen und so die darin gespeicherten OneNote-Notizbücher parallel nutzen. Ich persönlich habe mir zwei getrennte Microsoft-Konten dafür eingerichtet: Ein Konto für alle beruflichen Notizbücher (über meine berufliche Mail-Adresse) und ein Konto für alle privaten Unterlagen. So behalte ich mehr Ordnung in OneNote.

Wie Du Dein Unterrichtsmaterial mit OneNote und den anderen Office-Programmen digital organisierst, erfährst Du ausführlich in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.


3. OneNote-Notizbuch auf SharePoint speichern

SharePoint ist ein gemeinsamer Cloud-Speicherort in Microsoft 365 Education. Während OneDrive jeweils an eine Person gebunden ist, eignet sich SharePoint für Gruppen und Teams. A propos: Vielleicht nutzt Du als Lehrer*in Microsoft Teams und erstellst innerhalb der Plattform ein OneNote-Notizbuch bzw. ein Kursnotizbuch. Dieses wird dann in der Regel in einem SharePoint-Ordner gespeichert – auch wenn Du das als Nutzer nicht sichtbar wahrnimmst.

Wenn Du SharePoint als Speicherort nutzt, gelten eigentlich dieselben Vor- und Nachteile wie beim Speichern in OneDrive (s. o.). Du solltest Dich aber mit SharePoint auskennen, damit Du nicht versehentlich und ungewollt persönliche Unterlagen fürs gesamte Kollegium zur Verfügung stellst.


4. OneNote-Notizbuch bei anderen Cloud-Anbietern speichern (DropBox, Google Drive, Magenta Cloud, etc.)

In der Desktop-Version von OneNote kannst Du Notizbücher auch an jedem anderen Speicherort ablegen, der in Windows 10 eingebunden ist. Von Ordnern anderer Cloud-Anbietern rate ich hier explizit ab! Es gibt im Internet viele Erfahrungsberichte dazu, dass die Synchronisierung bei Fremdanbietern oft zu Fehlern führt und nicht reibungslos funktioniert. Die Gefahr ist zu groß, dass Du dabei Notizbuchinhalte verlierst. Dieses Risiko solltest Du meiner Meinung nach nicht eingehen.


Meine Empfehlung:

Seine Stärken spielt OneNote wirklich erst im Zusammenspiel mit OneDrive aus. Für die meisten Zwecke sind Deine Inhalte in der Cloud wohl am besten aufgehoben – gerade wenn es Dir um die Zusammenarbeit mit anderen Personen innerhalb der Schule geht. Ich selbst habe meine wichtigsten Notizbücher in OneDrive als Speicherort erstellt. So kann ich sie flexibel auf allen Geräten und an jedem Ort nutzen kann. Im Desktop-Programm kannst Du übrigens lokale Notizbücher und Notizbücher aus der Cloud parallel nutzen.

Natürlich entscheide ich sorgfältig und bewusst, was ich in OneDrive speichere. Unterrichtsmaterial und pädagogische Inhalte solltest Du in der Cloud bedenkenlos aufbewahren können. Sensible Daten und personenbezogene Informationen gehören meines Erachtens nicht auf fremde Server!

Für die praktische Arbeit mit OneNote empfehle ich Dir mein Lehrer-Handbuch „Microsoft 365 Education“. Darin findest Du viele Tipps und Beispiele, wie Du OneNote in Schule und Unterricht nutzen kannst und dabei viel Zeit sparst.

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