Word: Dokument als PDF-Datei speichern

Wie kann man ein Word-Dokument in eine PDF-Datei umwandeln? Dafür gibt es gerade im Kontext Schule und Unterricht oft gute Gründe. In diesem Blog-Artikel lernst Du verschiedene Möglichkeiten kennen, um Dokumente aus Microsoft Word im Format PDF zu speichern.

Ich setze hier voraus, dass Du bereits mit der Arbeit in Word vertraut bist. Du solltest eigene Dokumente für Schule und Unterricht erstellen können und die wichtigsten Funktionen rund ums Seitenlayout kennen. Im Idealfall kennst Du auch die Unterschiede zwischen der Web-App und dem installierten Desktop-Programm. Einsteiger können das alles und viel mehr nach lesen: In meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ lernst Du Word und die anderen Office-Programme von Grund auf kennen.

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PDF – die bessere Wahl beim Versenden von Dokumenten

Viele Lehrer*innen erstellen Arbeitsblätter, Klassenarbeiten und Elternbriefe mit Microsoft Word. Wer Word-Dateien an andere Personen weitergibt, stößt aber oft auf ein Problem: Die Dokumente lassen sich zwar auch in anderen Programmen öffnen. Dann besteht aber die Gefahr, dass sich das Layout verschiebt oder Elemente in der Word-Datei nicht korrekt angezeigt werden.

Versende Dokumente deshalb am besten im PDF-Format. PDF-Dateien sehen in der Regel auf jedem Computer* gleich aus – egal, welches Betriebssystem und welches Programm die Adressaten dafür nutzen. Sie lassen sich außerdem nicht ohne Weiteres von anderen bearbeiten.

PDF-Datei mit festem Layout – geöffnet mit Microsoft Edge
PDF-Datei mit festem Layout – geöffnet mit Microsoft Edge

Es gibt verschiedene Wege, um ein Word-Dokument als PDF-Datei zu speichern – je nach Version, die Du zum Gestalten der Dateien nutzt.


Word Online: Dokument als PDF herunterladen

Schulen und Bildungseinrichtungen können Word Online als Teil von Microsoft 365 Education ja kostenlos im Browser nutzen. In der Web-App lässt sich ein Dokument ohne Umweg ins Format PDF umwandeln.

Klicke im Menü oben auf Datei und dann auf Speichern unter. Dort findest Du die Option Als PDF herunterladen. Das Word-Dokument wird dann automatisch umgewandelt.

Dokument als PDF herunterladen
Dokument als PDF herunterladen

Du kannst die PDF-Datei dann an einem beliebigen Platz auf Deiner Festplatte oder wahlweise wieder in Deinem Cloud-Ordner speichern. Öffne die Datei danach und überprüfe, ob Du mit dem Ergebnis zufrieden bist.

Übrigens: Was Du als Lehrer*in noch über die Arbeit mit Microsoft Word wissen solltest, erfährst Du in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.


Word (Office-App): Dokument als PDF-Datei speichern

Hast Du Microsoft Word als Teil des Office-Pakets auf Deinem PC installiert? Dann kannst Du das aktuelle Dokument auch direkt als PDF-Datei speichern. Der Weg ist derselbe wie in der Web-App: Klicke erst links oben auf Datei und dann auf Speichern unter.

Word-Dokument als PDF-Datei speichern
Word-Dokument als PDF-Datei speichern

Hier im Menü kannst Du nun einen Speicherort auswählen, zum Beispiel ein verbundener Cloud-Speicher oder ein Ordner auf Deiner Festplatte (Dieser PC). Gib oben noch einen Dateinamen ein und wähle im Drop-Down-Menü unbedingt PDF aus. Mit der Schaltfläche Speichern wird das Dokument wie gewünscht umgewandelt.


Virtueller Drucker für PDF-Dateien

Mit diesem Trick kannst Du nicht nur Word-Dokumente, sondern Dateien aus jedem anderen Office-Programm ins Format PDF bringen, also auch Arbeitsblätter aus OneNote, Präsentationen aus PowerPoint oder Notentabellen aus Excel. Ein virtueller Druckertreiber gaukelt Windows 10 und der jeweiligen App vor, dass ein echter Drucker* vorhanden ist. Statt auf Papier „druckst“ Du das Dokument dann quasi digital als PDF-Datei aus.

Öffne das gewünschte Dokument im jeweiligen Desktop-Programm. Im Datei-Menü findest Du die Funktion Drucken. Wähle hier unter Drucker die Option Microsoft Print to PDF.

Virtueller Drucker: Microsoft Print to PDF
Virtueller Drucker: Microsoft Print to PDF

Wenn Du jetzt auf die Schaltfläche Drucken klickst, kannst Du einen Speicherort und einen Dateinamen festlegen. Nach kurzer Zeit findest Du wie gewünscht den virtuellen Ausdruck als PDF-Datei im Ordner.

Viele weitere Tipps rund um die Office-Programme – speziell für Lehrer*innen – gibt’s in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education. Darin erfährst Du zum Beispiel auch, wie Du PDF-Dateien in digitalen Notizbüchern speicherst und handschriftliche Notizen und Korrekturen einfügst.

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