Microsoft 365: Benutzerkonto erstellen

Zum Erstellen von neuen Benutzerkonten wechselst Du ins Admin Center von Microsoft 365 Education. Dafür benötigst Du selbst ein Konto mit Berechtigungen als Administrator. Wie Du nun weitere Personen an Deiner Schule für die Nutzung von Microsoft 365 bzw. Office 365 einträgst, erfährst Du in diesem Artikel.

Im ersten Schritt musst Du Dich im Online-Portal anmelden. Zum Admin Center gelangst Du dann links oben im Menü mit den neun Punkten.

Admin Center in Microsoft 365
Admin Center im Menü von Microsoft 365

Alternativ öffnest Du das Admin Center direkt über die folgende Internetadresse:

In der linken Spalte sind die verfügbaren Menüpunkte unter Benutzer aufgelistet. Neue Schülerinnen und Schüler, neue Kolleginnen und Kollegen, neue Referendarinnen und Referendare, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Sekretariat und Verwaltung – sie alle müssen einmalig unter Aktive Benutzer eingetragen werden, um Microsoft 365 zu nutzen.

Aktive Benutzer in Microsoft 365
Aktive Benutzer in Microsoft 365

Neue Benutzer hinzufügen in Microsoft 365

Hier kannst Du nun neue Benutzer hinzufügen. Klicke auf die Funktion oben in der Menüleiste und trage dann im neuen Fenster die jeweiligen Daten ein. Dazu gehören zunächst Vorname und Nachname sowie ein Anzeigename. Das kann der volle Name sein, alternativ aber auch eine Bezeichnung mit akademischen Titeln oder ein üblicher Spitzname. Der Anzeigename ist zum Beispiel beim Erstellen von E-Mails, bei der Kommunikation in Teams oder beim Teilen von Dateien für alle sichtbar.


Ein Benutzername für Microsoft 365 ist immer in Form einer Mail-Adresse aufgebaut, die mit der eingerichteten Domain Deiner Einrichtung endet. Meist üblich ist die folgende Zusammensetzung:

  • vorname.nachname@musterschule.de

Sollte Eure Schullizenz von Microsoft 365 bislang nicht mit Eurer Domain verknüpft sein, lautet die Endung in der Regel wie folgt:

  • vorname.nachname@musterschule.onmicrosoft.com

Diese muss dann auch bei jeder Anmeldung in voller Länge eingegeben werden.

Als Administrator kannst Du für neue Benutzer ein bestimmtes Kennwort vergeben oder automatisch ein Kennwort aus einer zufälligen Zeichenfolge generieren. In jedem Fall sollte sich die Person später ein eigenes Kennwort aussuchen, das nur sie selbst kennt. Diese Anforderung wird ihr bei der ersten Anmeldung im Portal angezeigt, wenn Du bei der Einrichtung des Kontos einen Haken vor der entsprechenden Option setzt. Auf Wunsch erhalten neue Benutzer diese Daten auch per E-Mail an eine andere Adresse.

Benutzer hinzufügen in Microsoft 365
Benutzer hinzufügen in Microsoft 365

Rollen in Microsoft 365: Benutzer oder Administrator?

Im nächsten Schritt weist Du dem neuen Benutzer eine Lizenz für die Nutzung von Microsoft 365 zu. Die Optionalen Einstellungen auf der nächsten Seite solltest Du auch berücksichtigen. Zunächst geht es um die Rolle des neuen Benutzers. Sie entscheidet, welche Zugriffsrechte jemand im Portal hat. Ein regulärer Benutzer kann alle Apps und Dienste verwenden, die innerhalb der Lizenz vorgesehen sind. Er kann aber nicht aufs Admin Center zugreifen.

Hinweis auf PayPal

Auf Wunsch machst Du einen Benutzer zu einem weiteren Administrator. Microsoft 365 bietet verschiedene Berechtigungsstufen an. Ein Globaler Administrator kann auf alle Einstellungen im Portal Einfluss nehmen. Andere verfügbare Rollen gelten nur für bestimmte Bereiche oder Apps. Wenn Du mit dem Mauspfeil auf dem kleinen Info-Symbol neben einem Eintrag verweilst, erfährst Du mehr über die Rechte der jeweiligen Rolle. Aus Sicherheitsgründen sollte es erfahrungsgemäß nur so viele Administratoren wie nötig und so wenige wie möglich geben.

Rolle als Administrator vergeben
Rolle als Administrator vergeben

Ebenfalls unter den optionalen Einstellungen findest Du weitere Eingabefelder rund um die Person. Hier ergänzt Du zum Beispiel Hinweise zu Zuständigkeiten oder Telefonnummern. Bitte beachten: Auf hier eingetragene Infos können alle Mitglieder Ihrer Schule zugreifen. Das ist einerseits praktisch, damit jeder die Angaben im Verzeichnis findet. Andererseits möchtest Du vielleicht nicht, dass alle Schüler*innen Deine Mobilfunknummer kennen. Das handhaben Lehrende meiner Erfahrung nach unterschiedlich.

Profilinformationen für neues Benutzerkonto
Profilinformationen für neues Benutzerkonto

Auf der letzten Seite siehst Du noch einmal alle Angaben. Prüfe nochmal, ob die Einträge korrekt sind oder eventuell Tippfehler enthalten. Wenn Du nichts bearbeiten musst, kannst Du unten auf Hinzufügen fertig stellen klicken. Der neue Benutzer wird angelegt und in der Übersicht angezeigt. Er kann sich ab sofort in der Web-Oberfläche anmelden.


Erste Hilfe vom Administrator: Was noch passieren kann …

Im Schulalltag erleben Administratoren noch diese drei typischen Situationen:

  • Es kommt immer wieder vor, dass jemand sein Passwort vergisst und es nicht selbst wiederherstellen kann. Der Hilferuf erreicht dann in der Regel Dich als Administrator. Der rettende Handgriff ist einfach: Wähle das Benutzerkonto in der Liste aus und klicke dann oben im Menü auf Kennwort zurücksetzen. Alternativ klappt das auch mit dem in der Listenzeile angezeigten Schlüsselsymbol. Wie bei der Erstellung neuer Konten vergibst Du dann ein neues Kennwort, das die Person bei der erneuten Anmeldung wieder ändern sollte.
Kennwort für ein Benutzerkonto zurücksetzen
Kennwort für ein Benutzerkonto zurücksetzen
  • Musst Du bestimmte Angaben aktualisieren, zum Beispiel eine Telefonnummer ändern oder einen Nachnamen nach einer Hochzeit im Kollegium? Klicke auf den Benutzernamen in der Liste. Die Angaben zur Person öffnen sich in einem überlagernden Fenster auf der rechten Seite. Hier kannst Du die Infos in den Feldern korrigieren.
  • Wenn Schüler*innen oder Kolleg*innen nicht mehr Teil der Schule sind, solltest Du die jeweiligen Konten entfernen. Wähle die Person in der Liste aus und klicke oben in der Menüleiste auf Benutzer löschen. Du findest die Option auch hinter den drei Punkten in der Zeile.

    Benutzer löschen in Microsoft 365

    In begründeten Fällen und falls dringend erforderlich kannst Du anderen Personen vor dem Löschen noch Zugriff auf das aufzulösende E-Mail-Postfach oder den Cloud-Ordner gewähren, damit wichtige Inhalte nicht komplett verloren gehen. Auch wenn in Microsoft 365 ausschließlich berufliche Informationen gespeichert sein sollten: Beachte die Persönlichkeitsrechte ehemaliger Mitarbeiter*innen und Schüler*innen und gehe mit den Daten in dem Konto vertrauensvoll um! Übrigens: Unter Gelöschte Benutzer in der linken Spalte werden die entfernten Konten noch 30 Tage lang aufbewahrt. In diesem Zeitraum können sie noch wiederhergestellt werden.

Zugegeben: Es ist keine Freude, die Benutzerkonten fürs gesamte Kollegium sowie für zig hundert Schüler einzeln händisch einzurichten. Das weiß auch Microsoft. Deshalb bietet das Admin Center auch die Möglichkeiten, viele Benutzerkonten auf einen Schlag einzurichten. Wie das Schritt für Schritt funktioniert, erfährst Du in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“, das Du ab sofort bestellen kannst.

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