OneNote: PDF einfügen, Notizen hinzufügen

OneNote ist die perfekte App, um Unterrichtsmaterial zu sammeln und digital zu organisieren. Dazu gehören oft auch PDF-Dateien. Du kannst Dokumente im Format PDF in OneNote einfügen und archivieren. So musst Du Arbeitsblätter, Artikel und Texte nicht mehr in irgendeinem Ordner auf der Festplatte suchen. Im digitalen Notizbuch hast Du alle Unterlagen für die Schule jederzeit griffbereit. Mit dieser Anleitung kannst Du eine PDF-Datei als neue Seite in OneNote einfügen.

Ich setze voraus, dass Du als Lehrer*in bereits mit OneNote arbeitest und Dich in Deinen digitalen Notizbüchern selbstständig zurecht findest. Um die Software von Grund auf kennenzulernen, empfehle ich Dir mein Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ – mit vielen Tipps und Beispielen speziell für Schule und Unterricht.


PDF als Dateiausdruck einfügen

Im Internet finden Lehrende Unterrichtsmaterial oft in Form von PDF-Dateien. PDF ist ein Format für Dokumente mit einem festen Layout, das auf jedem Computer gleich aussehen soll. Auch offizielle Schreiben, Protokolle und Rechnungen werden oft als PDF-Datei bereitgestellt.

Dateiausdruck einfügen heißt die Funktion, mit der Du ein PDF-Dokument in OneNote speichern kannst. Die Funktion findest Du sowohl in der Desktop-Version als auch in der Web-App OneNote Online. Mit den verschiedenen Versionen solltest Du bereits vertraut sein.

Wechsle zunächst zu einer leeren Seite in Deinem Notizbuch. Klicke dann oben auf die Registerkarte Einfügen und wählen Sie das Symbol der Büroklammer für Ordner aus.

PDF als Dateiausdruck in OneNote einfügen
PDF als Dateiausdruck in OneNote einfügen

Mit der Funktion Dateiausdruck einfügen kannst Du die gewünschte Datei auf Deiner Festplatte auswählen. In der Desktop-Version von OneNote kannst Du die PDF-Datei dafür auch einfach auf die leere Seite ziehen. Danach wird der Inhalt des Dokuments auf der aktuellen Notizbuchseite als Bilddatei angezeigt und wie üblich synchronisiert.

PDF-Dokument in OneNote
PDF-Dokument in OneNote

Übrigens: Alle Praxis-Tipps in diesem Blog kannst Du kostenlos lesen. Ich hoffe, dass Lehrende von den Anleitungen und Anregungen profitieren können. In diesem Projekt steckt viel Arbeit, Zeit und Herzblut. Vielleicht magst Du mir dafür ja mal einen Kaffee spendieren … ☕😉

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Weitere Optionen beim Einfügen von PDF-Dateien

Das Umwandeln zu Bilddateien hat einen großen Vorteil: OneNote erkennt den Text in den Abbildungen und macht die Dokumente damit durchsuchbar. Du kannst also die Suchfunktion für alle Notizbücher nutzen, um bestimmte Begriffe in allen eingefügten PDF-Dateien zu finden.

Du kennst sicher schon die Zeichenfunktionen in OneNote. Damit kannst Du nun auch Passagen auf dem PDF-Ausdruck markieren und eigene Notizen hinzufügen. Das ist zum Beispiel bei längeren Artikeln und Skripten sehr nützlich.

PDF-Dokument mit Notizen in OneNote
PDF-Dokument mit Notizen in OneNote

Voraussetzung dafür ist natürlich die passende Hardware, zum Beispiel ein Tablet-PC mit digitalem Stift* oder ein Grafiktablett zum Zeichnen und Schreiben*. Damit kannst Du digitale Notizen erstellen – intuitiv und fast wie auf Papier.


Leider besteht beim Bearbeiten die Gefahr, dass der Dateiausdruck verrutscht und handschriftliche Notizen nicht mehr an der richtigen Stelle sitzen. Um das zu vermeiden, kannst Du das Bild als Hintergrund festlegen. Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wähle die entsprechende Funktion im Kontextmenü von OneNote aus. In den Optionen der Desktop-Version kannst Du auch einstellen, dass das automatisch für jeden PDF-Ausdruck passieren soll.

Optionen für Ausdrucke in OneNote
Optionen für Ausdrucke in OneNote

In der Abbildung siehst Du noch eine Option: Wenn Du eine mehrseitige PDF-Datei auswählst, werden alle Dokument-Seiten untereinander auf der OneNote-Seite eingefügt. Alternativ kannst Du auch festlegen, dass für jede Seite der PDF-Datei eine neue Seite im digitalen Notizbuch erstellt wird.

OneNote ist nicht umsonst bei Lehrern und Schülern so beliebt. Viele weitere Funktionen machen das Tool von Microsoft zum umfassenden Helfer für Schule und Unterricht. In meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ findest Du viele weitere Ideen und Anregungen – auch im Zusammenspiel mit anderen Programmen wie Teams, Outlook und PowerPoint.

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