Elternsprechtag: Termine online organisieren mit Microsoft Bookings

Wann kommen welche Eltern zum Elternsprechtag? Wem passt welcher Termin zu welcher Uhrzeit? Einen Elternsprechtag zu organisieren ist erheblich einfacher, wenn Mütter und Väter die Termine selbst online buchen. Dafür können Schulen Microsoft Bookings nutzen, ein digitales Buchungssystem. Eine kurze Anleitung für die Terminvergabe mit dem Online-Tool findest Du in diesem Blog-Artikel.

Ob Du als Lehrer*in Microsoft Bookings kostenlos nutzen kannst, hängt von der 👉🏻 Lizenz Deiner Schule oder Einrichtung ab. Ab dem Plan A3 ist Bookings in Microsoft 365 Education enthalten. Offenbar reicht es sogar aus, wenn nur der Organisator die entsprechende Lizenz hat.

Du kannst die Web-App von Bookings wie üblich per Menü im 👉🏻 Online-Portal öffnen. Es gibt zum Beispiel auch Apps für Android und 🛒 iPad*, in denen Du Dich mit Deinem Benutzerkonto verbinden kannst.


Kalender für Elternsprechtage erstellen

Auf der Startseite von Bookings kannst Du direkt einen Neuen Kalender erstellen. Klicke auf die Schaltfläche, um Deinen ersten Buchungskalender anzulegen. Danach wirst Du Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt.

Buchungskalender in Bookings erstellen
Buchungskalender in Bookings erstellen

In dem Formular gibst Du zunächst Infos zum „Geschäft“ ein, in diesem Fall zu Deiner Schule. Die Angaben und das Logo werden später öffentlich auf der Buchungsseite für den Elternsprechtag zu sehen sein.

Auf der folgenden Seite wählst Du aus, welche Personen Zugriff auf den Kalender haben sollen. Entscheide hier, welche Kolleg*innen mit entsprechendem Benutzerkonto dafür in Frage kommen.

Danach überspringst Du am besten das Einrichten eines Diensts. Diesen passen wir später gesondert an – speziell zugeschnitten auf den Elternsprechtag an Deiner Schule.

Auf der vorerst letzten Seite entscheidest Du, ob und welche Personen den Online-Kalender zum Buchen von Terminen nutzen können. Ich gehe davon aus, dass die Eltern Deiner Schüler*innen keine 👉🏻 Benutzerkonten für Microsoft 365 Education gestellt bekommen. Wähle also Jeder aus, damit sie als externe Personen außerhalb der Organisation einen Termin buchen können.

Wer darf Termine buchen?
Wer darf Termine buchen?

Zuletzt klickst Du auf Kalender erstellen. Nach ein paar Sekunden erhältst Du einen Link, unter dem Du Dir den neuen Buchungskalender auf Wunsch schon mal ansehen kannst. Wir müssen aber noch einiges anpassen, um Termine für den anstehenden Elternsprechtag online organisieren zu können.


Buchungsseite und Dienste anpassen

Auf der linken Seite findest Du eine Menü. Hinter den Einträgen verbergen sich unterschiedliche Einstellungen, um den Kalender und die dazugehörige Buchungsseite anzuzeigen und anzupassen. Wir gehen sie am besten kurz zusammen durch:

Menü in Microsoft Bookings
Menü in Microsoft Bookings

Kalender

In dieser Ansicht siehst Du später alle gebuchten Termine auf einen Blick. Du kannst den Kalender auch sortiert nach Mitarbeitern anzeigen lassen oder für andere Zwecke exportieren.

Buchungsseite

Die Buchungsseite bekommen alle Eltern zu sehen, die per Bookings einen Termin für den Elternsprechtag online buchen möchten. Hier oben findest Du nochmal den Link zur Buchungsseite, den Du später kopieren und auf beliebigen Wegen versenden kannst. Schau Dir danach die weiteren Einstellungen an:

  • Die Zustimmung des Kunden zur Datennutzung solltest Du aus rechtlichen Gründen unbedingt einrichten.
Zustimmung des Kunden zur Datennutzung
Zustimmung des Kunden zur Datennutzung
  • Die Angaben unter Standardmäßige Planungsrichtlinien gelten für den gesamten Schulkalender. Du kannst sie hier vorerst ignorieren, weil wir sie später speziell für den anstehenden Elternsprechtag festlegen werden.
  • Setze die Allgemeine Verfügbarkeit zunächst auf Nicht buchbar. Sonst könnten Eltern nämlich ständig Termine online buchen. Eine andere Option bietet sich in einem Kalender für regelmäßige, wöchentliche Sprechstunden an, zum Beispiel fürs Kollegium bei der Schulleitung.
  • Unter Anpassen Ihrer Seite legst Du die Farbe und Design der Buchungsseite fest – mit oder ohne Logo.
  • Prüfe auch die Regions- und Zeitzoneneinstellungen, damit Du im Buchungskalender keine ungewollte Zeitverschiebung erlebst.

Kunden

Unter Kunden werden die Kontaktinformationen der Eltern gelistet, die online einen Termin gebucht haben. Du kannst auch händisch noch Väter und Mütter hinzufügen, falls Du einen Termin anderweitig vergibst.

Mitarbeiter

Mitarbeiter sind alle verfügbaren Lehrerinnen und Lehrer. Schau Dir hier jeweils ihre Kontaktdaten und bisherige Buchungen an. Achte auch darauf, dass die Verfügbarkeiten der einzelnen Kolleg*innen stimmen. Vielleicht ist jemand schon ab 13:00 Uhr, ein anderer erst ab 15:00 Uhr, jemand anderes nur bis 17:00 Uhr buchbar.

Dienste

Dienste sind quasi Arten von Terminen, die in Microsoft Bookings zur Auswahl stehen. Aus dem allgemein eingerichteten Dienst Geschäftszeiten machen wir nun das Element Elternsprechtag. Die Eingabemaske öffnet sich, wenn Du auf Dienst bearbeiten klickst.

Details zum Elternsprechtag eingeben
Details zum Elternsprechtag in Bookings eingeben

Titel, Kurzbeschreibung und Ort sind selbsterklärend. Auf Wunsch ergänzt Bookings für jeden vereinbarten Termin einen Link für eine 👉🏻 Online-Besprechung mit Microsoft Teams. Die nächste Corona-Welle kommt bestimmt … 😏

In diesem Beispiel veranschlage ich pro Elterngespräch eine Dauer von 10 Minuten. Außerdem füge ich jeweils eine Pufferzeit von 5 Minuten hinzu, falls ein Termin mal länger dauert oder Du zwischendurch durchschnaufen möchtest.

Stefan Malter mit Laptop

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Wechsle nun auf der linken Seite zu den Verfügbarkeitsoptionen. Als Planungsrichtlinie kannst Du die Taktung der Gesprächstermine und die Vorlaufzeit für Buchungen angeben.

Der Elternsprechtag findet in der Regel nur an einem bestimmten Tag statt. Das Datum kannst Du unten unter Andere Verfügbarkeit für einen Datumsbereich festlegen. An dem Tag sind Gespräche natürlich nur Buchbar, wenn Mitarbeiter frei sind.

Verfügbarkeit für Elternsprechtag festlegen
Verfügbarkeit für Elternsprechtag festlegen

Kunden – also Eltern – sollten außerdem auswählen dürfen, mit welcher Person – also Lehrer – sie einen Termin vereinbaren möchten. Unter Mitarbeiter zuweisen kannst Du diese Auswahl erlauben.

Vielleicht möchtest Du zuletzt noch Erinnerungen und Benachrichtigungen einrichten. Eltern bekommen auf Wunsch automatisch und rechtzeitig vor dem Elternsprechtag von Bookings eine E-Mail als Erinnerung.

Geschäftsinformationen

Hier findest Du die Infos über Deine Schule, die Du schon beim Erstellen des Buchungskalenders angegeben hast. Ergänze die Angaben zum Beispiel um fehlende Kontaktdaten und Hinweise zu Eurer Datenschutzrichtlinie.

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Terminbuchung mit Microsoft Bookings testen und veröffentlichen

Ich empfehle Dir unbedingt, das Buchungssystem erst ausgiebig zu testen, bevor Du den Link veröffentlichst und an die Eltern versendest. Öffne die Buchungsseite dafür nicht nur auf dem PC, sondern auch auf verschiedenen 🛒 Smartphones* und Tablets. Die Benutzeroberfläche von Bookings sollte auf allen Geräten einwandfrei angezeigt werden und funktionieren.

Terminbuchung auf dem Smartphone
Terminbuchung auf dem Smartphone

Um einen Termin für den Elternsprechtag zu buchen, können Eltern nun zuerst eine Lehrkraft auswählen und sehen dann alle an dem Tag noch verfügbaren Uhrzeiten. Bookings gibt die Taktung so vor, wie Du sie für diesen Dienst erstellt hast – inklusive Pufferzeiten (s. o.).

Termin für Elternsprechtag auswählen
Termin für Elternsprechtag auswählen

Nach der Auswahl geben die Eltern noch ihre Kontaktdaten ein. Wenn sie danach unten auf Buchen klicken oder tippen, wird der Termin entsprechend im Kalender reserviert. Er ist für andere Erziehungsberechtigte nicht mehr online verfügbar. Du kannst die Buchung dann ab sofort unter den oben genannten Menüpunkten einsehen. Jede Lehrkraft sollte die Termine außerdem in ihrem Kalender sehen können, also auch in 👉🏻 Outlook.

Übrigens: Den Link zur Buchungsseite kannst Du nicht nur per E-Mail verschicken, sondern zum Beispiel auch auf Eurer Schulhomepage einbetten. Den passenden HTML-Code dafür findest Du in der Web-App von Bookings unter Buchungsseite.

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