Barrierefreie Dokumente erstellen mit Word

Zu gelungener Inklusion in der Schule gehört auch, dass Unterrichtsmaterial möglichst barrierefrei gestaltet ist. Vollständige Barrierefreiheit wird man laut Experten nie erreichen können. Lehrerinnen und Lehrer sollten zumindest das Ziel haben, Word-Dokumente für die Schule barrierefrei zu erstellen.

In diesem Blog-Artikel erkläre ich, was Du beim Erstellen von Arbeitsblättern, Lesetexten und Präsentationen mit 👉🏻 Microsoft Word und anderen Office-Programmen beachten solltest. So können im besten Fall alle Schüler*innen problemlos darauf zugreifen. Jeder Lehrer kann so dazu beitragen, dass Inklusion im Klassenzimmer selbstverständlicher wird und im Sinne der Barrierefreiheit niemand benachteiligt ist.

Übrigens: In einigen Institutionen wie Behörden und Hochschulen gibt es schon feste Leitfäden für die Erstellung barrierefreier bzw. barrierearmer Dateien. Dokumente in Word müssen zum Beispiel auch entsprechend gestaltet sein, damit sie für unterstützende Apps gut lesbar sind. Welche weiteren Microsoft-Tools für Schüler*innen mit besonderen Bedürfnissen geeignet sind, erfährst Du in einem eigenen Kapitel 📙in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.

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Tipps für barrierefreie / barrierearme Dokumente mit Word

Es ist vermutlich noch ein langer Weg, bis die folgenden Tipps für mehr Barrierefreiheit in Schule und Lehre ganz selbstverständlich angewendet werden. Dabei sind sie beim Erstellen von Dokumenten mit Word und den weiteren Office-Programmen recht einfach umzusetzen.

Formatvorlagen im Dokument nutzen

Strukturiere Deine Word-Dokumente mit Formatvorlagen. Eine erkennbare Gliederung erhöht nicht nur die generelle Verständlichkeit von Texten. Feste Elemente wie Titel, Überschriften und Absätze werden von vielen unterstützenden Tools als solche erkannt.

Formatvorlagen in Microsoft Word
Formatvorlagen in Microsoft Word

Formatvorlagen vereinfachen dabei die Navigation innerhalb des Dokuments. Sie helfen auch denen bei der Orientierung, die sich einen Text abschnittweise vorlesen lassen.

Wie Du die verschiedenen Formatvorlagen in Word nutzt, erkläre ich Dir 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Auch im Notizbuch-Programm OneNote kannst Du Text auf einer Seite entsprechend strukturieren.

Sprache im Dokument einstellen

Lege die Sprache Deines Dokuments fest. In den meisten Fällen ist das vermutlich Deutsch. Vielleicht erstellst Du aber auch mal 👉🏻 Arbeitsblätter für den Fremdsprachenunterricht. Nur mit der richtigen Einstellung kann der Text von Lese-Tools korrekt vorgelesen und übersetzt werden.

In den Web-Apps für Word, OneNote und PowerPoint markierst Du dafür den gesamten Text im Dokument, zum Beispiel mit der Tastenkombination Strg + A. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Text und dann auf den Eintrag Sprachen für die Korrekturhilfen festlegen. In einem neuen Fenster wählst Du nun die richtige Sprache aus.

Sprache festlegen in Word Online
Sprache festlegen in Word Online

In den Desktop-Versionen findest Du die Funktion zum Festlegen der Sprache oben im Menüband unter Überprüfen. Danach sollte auch die Rechtschreibprüfung in der angegebenen Sprache funktionieren.

Schrift in Dokumenten und Präsentationen prüfen

Sind alle Schriften im Dokument groß genug? Ist Dein Text auf farbigem Hintergrund gut lesbar? Arbeite beim Gestalten von Word-Dokumenten mit möglichst viel Kontrast, sodass sich Schrift auch aus der Ferne abhebt. Dasselbe gilt übrigens auch für Präsentationen mit PowerPoint.

Überflute Deine Dateien bitte auch nicht mit Text. Das sorgt für mehr Barrierefreiheit in der Schule, ist aber erfahrungsgemäß auch im Sinne der ganzen Klasse.

Alternativtext für Bilder, Fotos und Grafiken einfügen

Für Sehende ist es selbstverständlich, in Dokumenten Fotos und Grafiken zu nutzen, zum Beispiel um Aussagen zu veranschaulichen oder Zusammenhänge zu erklären. Menschen ohne Sehvermögen sind bei visuellen Inhalten aber sofort ausgeschlossen und aufgeschmissen.

Gewöhne Dir deshalb an, für alle verwendeten Bilder in Word und den anderen Office-Programmen einen Alternativtext hinzuzufügen. Dieser beschreibende Text wird dann zum Beispiel beim Vorlesen berücksichtigt und sorgt so für mehr Barrierefreiheit im Dokument. Der Alternativtext sollte demnach prägnant zusammenfassen, was auf einem Bild zu sehen ist.

Du findest die Funktion Alternativtext je nach Office-App an unterschiedlichen Stellen. Meist verbirgt sie sich unter dem Menüreiter Bild oder im Kontextmenü der rechten Maustaste.

Funktion »Alternativtext« in Word Online
Funktion »Alternativtext« in Word Online

Die meisten Office-Apps in Microsoft 365 machen dank künstlicher Intelligenz sogar eigenständig Vorschläge für eine Bildbeschreibung, die Du zum besseren Verständnis im Kontext noch anpassen kannst.

Alternativtext für ein Bild eingeben
Alternativtext für ein Bild eingeben

Geeignete Farben bei Grafiken auswählen

Bei der Erstellung von Grafiken kommen oft Farben zum Einsatz, die bestimmten Aussagen zugeordnet werden. Solche Erklärungen schließen sehbehinderte oder farbenblinde Personen meist aus. Ihnen fällt es nämlich schwer, die verschiedenen Farbtöne zu unterscheiden.

Problematische Farbkodierung in einer Grafik
Problematische Farbkodierung in einer Grafik

Mache Dir mögliche Probleme bei der Gestaltung von Unterrichtsmaterial bewusst und denke ggf. über ergänzende Hinweise, eine kontrastreichere Farbwahl oder eine alternative Darstellung nach. Auch das kann die Barrierefreiheit erhöhen.

Link-Text anpassen

Links zu Artikeln im Internet werden oft in Dokumenten oder E-Mails eingefügt. Wegen ihrer Länge und manchmal kryptischen Zeichenfolgen sind sie eine unschöne Stolperfalle für Menschen, die auf unterstützende Tools angewiesen sind. Stell Dir vor, Du würdest die folgende Web-Adresse vorgelesen bekommen.

Kopierter Link in Word-Dokument
Kopierter Link in Word-Dokument

Deshalb solltest Du stattdessen immer einen verständlichen Link-Text eingeben, der das Ziel der Web-Adresse klar benennt.

Link-Text in Word-Dokument
Link-Text in Word-Dokument

In den meisten Office-Apps klickst Du dafür mit der rechten Maustaste auf den eingefügten Link und dann im Kontextmenü auf Link bearbeiten bzw. Hyperlink bearbeiten. Gib dann den anzuzeigenden Text ein. In den Desktop-Versionen von Word, Outlook und PowerPoint kannst Du zusätzlich eine Quick-Info hinterlegen. Dieser kleine Hinweis wird angezeigt, wenn Du mit dem Mauspfeil auf einem Link verweilst.

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Barrierefreiheit prüfen mit Microsoft Office

Zuletzt empfehle ich Dir die Funktion Barrierefreiheit überprüfen. In Word und den anderen Office-Apps gibt sie Dir Tipps, was Du in einem Dokument noch verbessern könntest. Du findest die Option meist im Menüband unter Überprüfen, in 👉🏻 OneNote Online zum Beispiel auch unter Ansicht.

Klicke auf die Schaltfläche. Sie öffnet auf der rechten Seite ein Fenster mit konkreten Vorschlägen für mehr Barrierefreiheit. Einige davon kennst Du nun sicher schon.

Barrierefreiheit prüfen in Word und den Office-Apps
Barrierefreiheit prüfen in Word und den Office-Apps

Arbeite am besten immer die Hinweise in diesem Blog-Artikel der Reihe nach ab. Dann kannst Du weitgehend barrierefreie Word-Dokumente an Deine Schüler*innen weitergeben – guten Gewissens und mit gutem Gefühl!

Übrigens: Den Themen Inklusion und Barrierefreiheit habe ich 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ ein eigenes Kapitel gewidmet. Darin erfährst Du neben dem Erstellen von barrierefreien Dokumenten zum Beispiel auch, welche Einstellungen die Bedienung von Windows erleichtern und welche digitalen Zusatz-Tools Deine Schüler*innen beim Lernen unterstützen können.

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